문서의 작성의 기본요령

* 문서의 작성의 기본요령

	일반적으로 경영과 정책의 전반에서 골몰하던 사람도, 사무실에서 일반 업무를 보던 사람도 아무 것도 없는 상태에서 서식을 만들어야 한다면 어떻게 해야 할지 앞뒤가 꽉 막힌 경험들을 갖고 있을 것이다. 이처럼, 서식의 작성 요령은 그리 쉬운 일이 아니며, 이것을 토대로 하여 모든 일의 전반적인 사항을 분석, 소개, 전달등이 이루어지므로 함부로 다루어서는 안되며, 반드시 어떠한 문서에도 법칙이라기 보다는 관례가 적용된다. ♂문서의 기본 작성 과정을 살펴보면 다음과 같다. ① 우선 최대한 어휘를 살릴 수 있도록 여러 가지 참고 자료등을 준비하여야 한다. 예를 들어, 기존의 유사한 자료 등 이나 혹은 사전 등을 통해 미비한 점을 최대한 보충하여야 한다. ② 문서를 작성 시에는 반드시 그 목적이 분명히 나타나 있어야 하는데, 이는 문서에 있어 가장 중요한 것이라 할 수 있다. 어떤 목적이나 정보의 전달의 문서의 중요 기능이므로 반드시 그 문서를 만드는 목적을 명시하여 보는 이들에게 최대한 설득력을 갖출 수 있게끔 하여야 한다. ③ 문서를 작성하는 이유는 자신만이 보는 일기가 아니라면, 대부분 상대방에게 보여주기 위한 서식이 될 것이므로, 문서를 읽는 사람의 입장에서 글을 써야 한다. 그리고, 그 문서를 읽는 사람이 주요로 생각하는 것이 무엇인가, 관심을 갖고 있는 부분이 어떤 것일까를 생각해서 기재하여야 한다. 1. 제 목 (1) 너무 긴 제목은 피한다. 일반적으로 타이틀이라고 하는 것은 한 두개의 조사를 포함한 20자 내외로 정하는 것이 가장 좋다. 그렇다고 너무 짧으면 그 내용을 파악하기가 어렵고, 제목은 문서를 처음 보았을 때 가장 먼저 보게 되는 것인 만큼 각별히 신경을 써야 한다. - 예 : `98년 문서 표준화에 대한 조정요청 (2) 제목으로 문서의 성격을 나타내어야 한다. 일반공문서를 보면, 대략 그 문서의 안건을 쉽게 볼 수 있다. `협조', `통보', `건의', `품의'인 말을 제목의 뒤에 첨부한다면, 보는 사람들이 쉽게 문서를 이해할 수 있는데 많은 도움이 될 것이다. ▷. 항목의 분류 항목은 한 글자정도를 들여 쓰는 것이 일반적인 관례이며, 그 분류는 다음과 같다. 1. 각 항목의 문자시작 바로 아래에 놓이게 들여 쓰는 것이 관례이다. ---가. 지금처럼 번호다음의 글자위치 바로 아래에 항목이 놓이게 된다. ------(1) ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○ ---------(가) ○○○○○○○○○○○○○○○○○ -------------1) ○○○○○○○○○○○○○○○○○ ---------------가) ○○○○○○○○○○○○○○○○ 3. 항목의 분류 유의사항 일반적으로 항목이 세분화되는 계층이 세분화되어 갈수록, 그 내용을 파악하기가 어려우므로 되로록이면 3∼3개의 계층을 넘지 않도록 하는 것이 좋으며, 불가피할 경우에는 위의 사항과 같이 세분화하면 된다. 4. 예 외 일반공문서의 경우와 책자등의 항목구분은 틀릴 수 있으며, 일반공문서는 위의 사항에 적용하여 문서를 기재하지만 책자등과 같이 분량이 많은 경우에는 그 문서의 특징이 맞도록 항목을 설정하는 것이 좋다.

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